Microsoft - Reuniões, Webinar e Eventos ao Vivo

Principais diferenças entre reuniões, webinars e eventos ao vivo
  • Reunião é uma experiência colaborativa e interativa com a opção de adicionar estrutura para reuniões maiores.
  • Webinar é um evento interativo estruturado, com formulário de registro preenchido para participação.
  • Evento ao vivo é um cenário de transmissão com uma equipe de produção nos bastidores e uma audiência de exibição.

Agendamento de reunião, webinar ou evento ao vivo

Para agendar uma reunião clicar em Calendário - no canto superior direto clicar em “+ Nova Reunião” - Podemos escolher em agendar reunião, webinar ou evento ao vivo. (somente a Ascom ou a TI possuem login e senha para criar o evento ao vivo).

Reunião

Qualquer pessoa que receber o link de participação pode ingressar em uma reunião e participar ativamente, compartilhando telas, fazendo apresentações (dependendo do tipo de reunião que organizamos podemos fazer as configurações necessárias).

Até 300 pessoas podem participar ativamente da reunião, permite 300 participantes com breakoutrooms e 1000 participantes apenas com interatividade (enquetes, chats e reações). De 1000 a 10.000 pessoas somente com visualização. Os apresentadores podem usar o Power Point Live. Podemos usar legendas em português e transcrição.

Ao preencher o formulário para criar a reunião é preciso inserir Título, participantes obrigatórios, participantes opcionais (se houver), horário... e salvar. As reuniões podem ser gravadas e traduzidas para outro idioma através de legendas.

Em caso de uma equipe com grande número de pessoas, não é preciso inserir uma a uma, basta colocar o nome da equipe no campo adicionar canal.

As pessoas recebem o convite pelo e-mail, ao clicar em “SIM”, a reunião ficará disponível no calendário Teams. Quando o organizador cria a reunião ela já aparece automaticamente no calendário dele.

O organizador também pode editar a reunião, basta clicar em cima da reunião com o botão direito do mouse e em seguida, clicar em editar.

Ao editar irá aparecer a tela abaixo. Ao clicar no ícone (+), antes da reunião começar, o organizador já pode compartilhar uma tela de abertura, compartilhar uma lousa digital com algum desenho específico, pode fazer uma enquete...

 

Em opções de reunião o organizador faz várias definições: quem pode ignorar o lobby, quem pode apresentar, quem pode usar o microfone, câmera, chat...

 

O organizador também pode fazer qualquer alteração de permissões durante a reunião em Gerenciar permissões. Basta clicar no ícone “participantes” na barra superior

 

O que o organizador, apresentador e participante podem fazer?

Ingressar na reunião - participante

No calendário do Teams, clique em cima da reunião e em seguida clique em

ingressar online. Pode ingressar também pelo convite enviado pelo e-mail.

Teste os equipamentos e conectividade; ajuste a câmera, cuide do enquadramento e postura. Concentre-se, esteja 100% na reunião.

O participante pode entrar na reunião com câmera aberta ou fechada, microfone aberto ou fechado, ativar o áudio do computador ou ingressar em uma sala específica.

 

 

Todos podem compartilhar o link da reunião, basta clicar no ícone do participante, clicar na opção compartilhar convite e divulgar o link no chat ou e- mail da pessoa.

 

Para selecionar as opções de visualizar as pessoas na reunião basta clicar em (...) depois escolher o modelo que mais agrada: galeria, galeria grande, modo juntos (todos aparecem em uma plateia), destaque (quando quer destacar quem está falando ou apresentando) ...

Pode aplicar efeitos de tela

 

Em uma reunião ou webinar também podemos criar uma enquete. Clique no ícone do chat, na barra superior. Quando abrir o chat, no final (onde fica a barra de ferramentas) clique em (...) e abra o forms.

Pode-se utilizar vários emogis de interação durante a reunião, adicionar aplicativos...

Ao compartilhar uma tela podemos escolher a forma que desejamos aparecer (modo apresentador, lado a lado, layout repórter...) ou apenas selecionar a tela de apresentação.

  

Pode ainda escolher um fundo para a apresentação.

  

Nas reuniões e webinars podemos também compartilhar a lousa (quadro de comunicação), basta escolher compartilhar “Microsoft Witeboard”. É uma boa opção para o apresentador ou participantes fazerem anotações, desenhos...

 

O Power Point Live é um recurso para compartilhar apenas uma apresentação. Só é permitido em reuniões e webinars.

O apresentador consegue ver as outras telas que irá compartilhar, como mostra a figura abaixo. No campo “apresentar a empresa” o apresentador pode fazer anotações referentes ao assunto que está sendo abordado. Quem está assistindo ao webinar ou à reunião não consegue ver esta tela, somente os apresentadores convidados. É uma forma de auxiliar quem está apresentando.

 

 

É possível traduzir os slides para outras línguas

O apresentador pode usar apontador laser ou marcadores para destacar algum conteúdo

 

 

Ao clicar no ícone olho (barra superior) o apresentador impedirá que os participantes do evento percorram os slides que ele ainda vai apresentar. O participante somente verá o slide que está sendo apresentado.

Ao clicar em “parar apresentação” interromperá a apresentação para todos os participantes.

 

Breakoutrooms

São salas de apoio ou salas de bate-papo virtuais onde os participantes podem interagir entre si e discutir sobre determinado tema. Eles podem ser selecionados aleatoriamente ou pré-selecionados para conversar, trocar ideias e aprofundar o conteúdo do palestrante. Podemos ter até 50 salas, porém com até 300 participantes. Podem ser usados em reuniões e webinars e somente o organizado pode dividir as pessoas por sala.

O organizador do evento deve criar no ícone “sala para sessão de grupo” (figura abaixo).

 

 

Poderá dividir as pessoas automaticamente ou manualmente. Em eventos grandes se usa a opção automaticamente. Caso seja uma equipe pequena, poderá escolher as pessoas que desejar colocar em cada sala.

Quando clicar em “criar as salas” já selecionamos a quantidade de salas que desejarmos.

 

O organizador pode criar até 50 salas, de acordo com o tamanho do público.

O organizador também deve renomear as salas (ícone ...) antes dos participantes entrarem.

Se necessário, pode adicionar mais salas.

 

Os participantes devem entrar na reunião para depois serem inseridos nas salas. O organizador deve atribuir cada participante à uma sala específica.

As salas podem ser abertas uma a uma ou todas de uma vez. Clicar no comando abrir sala (...) e abrir todas de uma vez.

 

 

Quando o status da sala muda para “aberta” os participantes podem começar a conversar, fazer apresentações...

Na opção fazer um comunicado, pode-se enviar um comunicado a todas as salas de uma única vez.

 

 No campo mostrado abaixo, coloca-se o texto do comunicado.

Clique em enviar. Todas as salas receberão o comunicado ao mesmo tempo.

  

Caso o organizador deseje entrar nas salas para verificar o conteúdo abordado, mensagens que estão trocando...

Pode-se fechar as salas uma a uma ou fechar todas de uma vez.

 

 

Nunca esquecer de iniciar a gravação da reunião ou evento (menu superior, ícone ...). É importante para que tudo fique gravado.

A reunião gravada estará disponível no chat.

 

 

Todos os participantes têm acesso ao chat da sala principal. Já nos breakoutrooms, somente os participantes específicos de cada sala podem ter acesso. O organizador tem acesso ao chat de todas as salas.

 

Para acessar a reunião gravada clique em (...) e abrir em OneDrive. Somente o organizador tem acesso a lista de presença da reunião.

Webinars

Neste tipo de evento temos um organizador, que é quem cria o evento, e os apresentadores escolhidos para falar sobre o tema proposto. O demais participantes recebem o link enviado pelo organizador. Só podem participar do webinar os participantes que preencherem o formulário de cadastro. Após este procedimento receberão o link para acessar o evento.

Podemos ter até 1000 participantes com interatividade (usando enquetes, chats e reações) e até 300 pessoas distribuídas nos breakoutrooms. De 1000 a 10.000 pessoas somente com visualização. Os apresentadores podem usar o Power Point Live. Podemos usar legendas em português e transcrição.

Para agendar um webinar, no calendário clique no ícone + e selecione webinar.

 

Inserir os nomes dos apresentadores, data, horário, texto convidando para o webinar. Exibir formulário de registro para convidar os demais participantes.

Preencher o formulário de registro (Inserir imagem, adicionar título, data, horário...).

 

 

Ao terminar de customizar o formulário, clicar em salvar e copiar o link de registro. Este link deverá ser enviado pelo e-mail para todo o mailling que desejarmos convidar para o webinar.

 

Ao clicar em enviar, os apresentadores receberão no e-mail um convite, informando que serão apresentadores em determinado webinar. Ele terá a opção de aceitar ou não o convite, como acontece nas marcações de reuniões.

O link para os participantes deverá ser enviado pelo e-mail para a lista específica de convidados.

 O participante deverá preencher o formulário para se inscrever no evento.

Somente após preencher o formulário, o participante irá receber um e-mail de confirmação. Ao clicar na setinha ao lado do nome do evento pode adicionar o evento ao calendário.

Para acessar o evento gravado, basta em ir chat com participantes.

 

 

Somente o organizador pode editar as configurações do webinar.

 

 

Somente o organizador terá acesso a lista de inscritos para o webinar. No portal Office, acesse o Lists (aplicativo de listas da Microsoft) para ter acesso aos formulários preenchidos.

 

Evento ao vivo

Nesta modalidade podemos convidar palestrantes para falar sobre determinado assunto. Podemos ter até 10 pessoas junto com o organizador. Um deles deve ser o moderador para ajudar com as perguntas e respostas que chegarem no chat, direcionando para os palestrantes do evento. Os demais convidados somente poderão participar com visualização e interação no chat de perguntas e respostas. Até 10.000 pessoas podem participar do evento. O Power Point live não pode ser usado. Podemos usar legendas em português e transcrição.

Para agendar o evento ao vivo, vá em calendário + e clique em evento ao vivo. Somente a Ascom tem autorização para criar este tipo de evento.

Colocar nome do evento, data, horário, inserir os nomes dos apresentadores (até 10 pessoas).

Em permissões do evento ao vivo, selecionar pública para que qualquer pessoa possa ter acesso ao evento.

 

 

Na mesma tela, descendo com a barra de rolagem, clicar nas opções:

Gravação disponível para participantes

Legendas em português ou outra língua que desejar/traduzir para...

Relatório de envolvimento do participante

P e R (perguntas e respostas) - é muito importante marcar esta opção porque é a forma das pessoas interagirem no evento. O P e R não vem habilitado, tem que fazer a marcação. É necessário haver moderadores (pessoas que saibam muito do assunto) para responder aos participantes no chat.

 

Ao terminar de preencher os dados do evento, clicar em agendar.

É necessário copiar o link para enviar para o e-mail das pessoas que desejarmos convidar para o evento.

 

Podemos fazer uma arte específica para o evento e inserir o link para enviar para o mailling de convidados.

Já o apresentador receberá o convite, assim que as configurações do evento forem salvas.

Quando o apresentador aceitar o convite para o evento, este será salvo no calendário dele.

Ao terminar o evento, o organizador poderá acessá-lo novamente. Entrar em calendário, clicar com o botão direito no título do evento e clicar em exibir.

 

Para entrar no evento ao vivo, clicar em entrar.

Clicar em ingressar agora.

 

Esta é a visão que o organizador tem do evento ao vivo.

Para editar, basta clicar em (...) para configurar dispositivos, microfones... em supressão de ruído, deixar marcado (alto) vai suprimir todo barulho externo. Pode configurar as legendas ao vivo, com o tamanho da fonte e deixar marcado “permitir que os participantes vejam as legendas ao vivo deste evento”.

 

Na parte superior, encontra-se os ícones balão (chat restrito para apresentadores e produtores se comunicarem durante o evento. Os participantes não conseguem ver.), participantes, perguntas e respostas(chat dos demais participantes do evento, onde enviam comentários, perguntas...).

Antes de começar o evento, pode-se colocar uma tela de abertura e clicar em enviar ao vivo. Os participantes que estão aguardando o evento começar, irão ver esta tela. Para começar o evento é necessário clicar em iniciar.

 

Ao compartilhar a tela o apresentador não tem acesso ao Power Point Live como nas reuniões e webinars.

Ao selecionar o que será compartilhado, é necessário clicar no conteúdo e em seguida enviar ao vivo.

Ao iniciar um evento ao vivo, clicar em iniciar e depois continuar. O evento pode durar até 16h. Os participantes assistirão com um atraso de 10 a 25 segundos.

 

 

Atenção! Ao encerrar o evento ao vivo, mesmo que por “acidente” não é possível retornar. É importante ter mais 3 ou 4 pessoas na área de apresentadores para manter o evento, caso dê problema com a internet de alguém.

 

Para acessar o evento quando ele terminar, os participantes devem entrar em calendário, clicar com o botão direito do mouse em cima do evento e depois em chat com participantes. Já o produtor do evento deve clicar em exibir.

Ao clicar em exibir aparecerá esta tela. Desça com a barra de rolagem e baixe a gravação, perguntas e respostas e transcrição.

Vá em downloads e baixe a transcrição e gravação do vídeo.

 

 

Melhores práticas para uma reunião

Uma boa estimativa para uma reunião do Teams é de 300 ou mais participantes. Se esperar mais de 300 pessoas, a seguir estão as opções e as práticas recomendadas para uma reunião bem-sucedida!


Antes de uma grande reunião:

Apresentar a reunião de uma conexão ou rede com fio para áudio e vídeo melhores e mais confiáveis.

Crie votações para coletar informações sobre os participantes.


Em Opções de reunião, algumas sugestões:

Em “quem pode apresentar?”, selecione pessoas específicas. Em seguida, escolha as pessoas que você deseja como apresentadores em sua reunião (somente dentro da sua organização). Observe que, após o início de uma reunião, os apresentadores podem promover outros participantes como apresentadores.

À direita de “Permitir microfone para participantes?” alterne a opção para Não. Se alguém precisar interagir durante a reunião, permita que ele desmute quando levantar a mão ou alterar sua função, passe o mouse sobre seu nome e

 

selecione Mais opções. Quando terminar com essas configurações, selecione

Salvar.


Durante uma grande reunião:

Use o recurso de Destaque para realçar até 7 participantes simultaneamente. Uma vez que um único participante seja destacado, basta clicar no menu dos participantes e selecionar Holofotes. (Observe que o Destaque não pode ser usado no Modo Galeria Grande ou Em Conjunto).

Organizadores de reuniões e apresentadores podem alterar as configurações de participantes para os participantes, como permitir que eles desmutem ou promovendo-os como apresentadores.

Lembre e incentive os participantes a levantarem as mãos antes de falar e usarem reações ao vivo.

Crie votações durante a reunião para obter comentários dos participantes.


Mais informações:

Para ter a melhor experiência de participar de grandes reuniões, webinars e eventos ao vivo, os participantes devem usar a versão mais recente do aplicativo Teams em uma área de trabalho ou dispositivo móvel.

Quando uma reunião atingir 1.000 participantes, o organizador da reunião e os apresentadores verão uma faixa indicando que os novos participantes ingressarão como somente exibição.

Salas de breakout não podem ser criadas em reuniões com mais de 300 participantes, mesmo se o número de participantes cair para menos de 300 durante a reunião. Além disso, a criação de salas de breakout em uma reunião limita automaticamente o número de participantes da reunião a 300.

Aproveite todos os benefícios disponíveis para você!

Última atualização: terça, 7 Dez 2021, 13:58